第一步,擬訂新的公司名稱。關於擬訂公司名稱須注意的事項,請參閱Determination of whether a company name is “the same as” another,您亦可參閱香港公司註冊處的《香港公司名稱註冊指引》(pdf 格式)。
擬用的新公司名稱如與出現於公司註冊處處長(「處長」)備存的《公司名稱索引》內的名稱相同,不會被批准註冊。申請人可登入網上查冊中心,或到金鐘道政府合署13樓公眾查冊中心,免費查閱公司名稱。查閱公司名稱時,須使用「以全名查冊」模式,並輸入完整的擬用的公司名稱(中文名稱必須採用繁體字)。
第2步,交付文件。公司需要通過特別決議,更改公司名稱。這個特別決議及經修改的公司組織章程細則(如只修改公司名稱)是不需要交付給香港公司註冊處的,但公司需要在特別決議通過後的15日之內,通過香港公司註冊處的「註冊易」或「CR交表易」流動應用程式以電子形式,或到金鐘道政府合署14樓收款處以印本形式,交付填妥的表格 NNC2「即“更改公司名稱通知書”」及正確費用。
第3步,領取證明書。如果更改公司名稱通過批准,申請人可下載或領取「公司更改名稱證明書」。證明書會以電子形式或印本形式發出,視乎交付表格NNC2的形式而定,電子證明書與印本證明書具有相同法律效力。如果申請人以電子形式交付表格NNC2,電子「公司更改名稱證明書」一般會於1小時內發出,有關下載證明書的電郵通知會發送到交付表格NNC2的註冊用戶的信息匣和註冊電郵地址。而如果是以印本形式交付表格 NNC2,「公司更改名稱證明書」的印本一般會於4個工作日內發出,當證明書可供領取時,香港註冊處會以傳真方式通知表格NNC2的提交人親身到公司註冊處領取。提交人親身前往香港註冊處領取證明書時,須出示傳真通知書及通知書上所載的身份證明文件。如提交人委託他人代領,領件人必須出示提交人簽署的授權書。
請注意:香港註冊處需要在處理表格NNC2後,才能確定擬用的新公司名稱可否註冊。擬用的新公司名稱如有錯誤或不獲准註冊,香港註冊處是有權拒絕您更改公司名稱的申請,而已繳交的存放文件費用將不會被退回。
相關答疑:
1.我是否可隨意擬用任何公司名稱?
不可以,公司名稱的註冊是有限制的。一般來說,如有下列情況,公司名稱將不獲准註冊:-
公司名稱與出現於公司註冊處處長(「處長」)備存的《公司名稱索引》的名稱相同;
公司名稱與根據某條例成立或設立的法人團體的名稱相同;
處長認為使用的公司名稱會構成刑事罪行;或
處長認為公司名稱屬令人反感或因其他原因屬違反公眾利益的。
此外,如公司名稱包含《公司(公司名稱所用字詞)令》(第622A章)所列明的字或詞,或公司名稱會令人產生印象,覺得該公司與中央人民政府或其任何部門或機關、或香港特別行政區政府或其任何部門或機關有任何方面的聯繫,則須先獲得香港公司註冊處處長的批准,才可註冊。
2.我可否同時以中、英文字註冊公司名稱?
不可以。
3.本地公司的中文名稱可否用簡體中文字?
不可以,本地公司的中文名稱必須是繁體中文字。
4.公司可否只註冊中文名稱?
可以!公司可以只註冊中文名稱,也可以只註冊英文名稱或同時註冊一個中文名稱和一個英文名稱。
5.公司英文名稱的最後一個字可否是"Ltd"?
不可以,雖然"Ltd"和"Limited"被視為相同。但根據香港《公司條例》第102條的規定,有限公司的英文名稱的最後一個字必須為"Limited"。
6.如果我發現另一間公司的名稱與我的公司名稱「太過相似」,我可否反對該名稱繼續註冊?
可以。如你發現另一間公司(以下簡稱「該公司」)在你的公司成立以後,以一個與你公司名稱「太過相似」的名稱註冊,你可向香港公司註冊處處長(「處長」)提出反對,詳述反對理由,提供任何可以證明引起混淆的證據。如香港公司註冊處處長認為兩者「太過相似」,香港公司註冊處處長可根據《公司條例》第108(3)條,於該公司名稱註冊的日期後的12個月內(以下簡稱「法定期限」),指示該公司更改名稱。因此,有關公司名稱的反對書應及早(最好在香港公司註冊處處長發出指示的法定期限屆滿前的一個月或之前)送交香港公司註冊處處長,以便香港公司註冊處處長在法定期限屆滿前進行調查,並在適當情況下送達通知書。
7.公司如果沒有遵從公司註冊處處長發出的更改名稱指示,會有甚麼後果?
公司如不遵從公司註冊處處長發出的更改名稱指示,公司及/或其高級人員可被檢控,最高刑罰為罰款100,000元,如持續失責,則可處按日計算的失責罰款2,000元。香港公司註冊處處長亦可以將公司的名稱更改為公司的註冊編號。例如:Company Registration Number 1302094 Limited,Company Registration Number 1294877 Limited。